Projede hangi bilginin kim tarafından, ne zaman ve hangi ayrıntıda teslim edileceğini belirlemek zor olabilir. ISO 19650’de temel gereksinim türleri organizasyonel (OIR), varlık (AIR), proje (PIR) ve bilgi alışverişi (EIR) gereksinimleridir. Bu gereksinimler, kurum hedeflerinden proje teslimlerine uzanan bilgi ihtiyaçlarını tanımlar; teslim kilometre taşları ve bilgi ihtiyacı düzeyi de bunların uygulamaya aktarılmasına yardım eder.
ISO 19650 bilgi gereksinimi türleri nelerdir?
ISO 19650’de OIR, AIR, PIR ve EIR; kurum, varlık ve proje bilgi ihtiyaçlarını teslim edilecek bilgiyle ilişkilendirir. Atayan taraf bu ihtiyaçları tanımlar; atanan taraf ise üzerinde anlaşılan bilgi teslimlerini karşılar. Gereksinimler birbirinin alternatifi değildir: üst düzey kurumsal hedeflerden belirli bir atamadaki bilgi alışverişine doğru ayrıntılanırlar.
1. Organizasyonel bilgi gereksinimi (OIR)
OIR, kuruluşun stratejik ve operasyonel hedefleri için ihtiyaç duyduğu bilgiyi tanımlar. Kurumun varlık portföyünü yöneten veya yatırım kararları alan taraflar, proje başlamadan önce bu gereksinimi kullanır. Dikkat edilmesi gereken nokta, OIR’yi modelde istenen her verinin listesine çevirmemektir; gereksinim kuruluşun karar ihtiyacına dayanmalıdır.
2. Varlık bilgi gereksinimi (AIR)
AIR, bir varlığın işletilmesi ve yönetilmesi için gereken bilgiyi belirtir. Varlık sahibi ya da işletmecisi, tasarım ve yapım ekiplerinden hangi bilgileri teslim almaları gerektiğini belirlerken kullanır. Varlığın kullanım amacıyla ilgisi olmayan ayrıntıları istemek, teslim yükünü artırır; bu nedenle işletme kararlarıyla ilişkisi açık olmalıdır.
3. Proje bilgi gereksinimi (PIR)
PIR, belirli bir projedeki kararlar ve proje hedefleri için gereken bilgiyi açıklar. Atayan taraf, ihale ve proje hazırlığı sırasında hangi bilginin hangi karar noktasında gerekli olduğunu tanımlar. PIR yalnızca çizim ve model ihtiyacından ibaret değildir; proje kararını destekleyen belge ve diğer bilgi çıktıları da kapsamda olabilir.
4. Bilgi alışverişi gereksinimi (EIR)
EIR, belirli bir atama kapsamında atanan taraftan beklenen bilgi alışverişini tanımlar. Atayan taraf bu gereksinimi ihale veya atama sürecinde kullanır; atanan taraf da teslim yöntemini ve sorumluluklarını buna göre planlar. Teslim zamanı, biçim, amaç ve kabul koşulları açık olmalıdır. ISO 19650 bilgi yönetimi sürecinin atamaya bağlandığı noktalardan biridir.
Bu gereksinimler projede nerede ve ne zaman kullanılır?
Bilgi gereksinimleri, ihale ve atama hazırlığından proje teslimlerine ve varlık işletimine kadar farklı karar noktalarında kullanılır. ISO 19650 uygulamasında her teslimi tek bir son tarihe bağlamak yerine, kararların ihtiyaç duyduğu bilgiyi ilgili aşamayla eşleştirmek gerekir.
5. Bilgi teslim kilometre taşları
Bilgi teslim kilometre taşı, belirli bir aşamada bilgi teslimi ve değerlendirmesi yapılacak noktadır. Atayan taraf, gereksinimleri proje takvimindeki karar anlarına bağlamak için bu kilometre taşlarını kullanır; tasarım incelemeleri, ihale ve proje teslimi örnek olabilir. Her kilometre taşında hangi bilginin kimin tarafından sunulacağı ve kimin kontrol edeceği netleştirilmelidir.
6. Bilgi ihtiyacı düzeyi (Level of Information Need)
Bilgi ihtiyacı düzeyi, belirli bir amaç için gereken bilgi kapsamını ve ayrıntısını tarif eder. Gereksinimi hazırlayan taraf, teslim edilecek grafik bilgiyi, alfanümerik veriyi ve belgeleri kullanım amacına göre belirler. Bu kavram, tek başına bir bilgi gereksinimi türü değildir; gereksiz ayrıntıyı ve eksik teslimi önlemeye yarayan bir tanımlama aracıdır. Her nesne için aynı ayrıntıyı istemek yerine, kararın ihtiyaç duyduğu düzeyi seçin.
ISO 19650 bilgi gereksinimleri nasıl uygulanır?
ISO 19650 bilgi gereksinimlerini uygulamak için her teslimi sorumlu taraf, zaman, amaç ve kontrol yöntemiyle eşleştirin. Ortak veri ortamı, üzerinde anlaşılan bilgi akışlarının yönetildiği süreç ve ortamdır; tek başına gereksinimlerin yerini tutmaz.
7. Bilgi teslim planları ve ortak veri ortamı
Atanan tarafların hazırladığı görev bilgi teslim planları, görev düzeyindeki teslimleri gösterir; bunlar ana bilgi teslim planında bir araya getirilerek proje takibi yapılabilir. Ortak veri ortamında ise bilginin paylaşım, inceleme ve yayımlama durumları yönetilir. ISO 19650 bilgi yönetimi açısından önemli kontrol, plandaki teslim ile gereksinimdeki amaç ve kabul koşulunun birbiriyle uyuşmasıdır. Teslim edilen dosya doğru olsa bile gerekli karar bilgisini içermiyorsa gereksinim karşılanmış sayılmaz.
Bu süreç, ISO belgelendirme denetimlerinde istenen kayıtlarla aynı şey değildir; denetim kayıtlarının kullanımını iso belgeleri denetimi kapsamında ayrıca değerlendirmek gerekir. Kurumun bilgi teknolojisi sürekliliği gibi başka ihtiyaçları varsa ISO 24762 ayrı bir konudur. Proje içindeki roller ve bilgi akışına ilişkin daha geniş açıklama için ISO 19650 bilgi yönetimi başlığına bakılabilir.
| Madde | Öne çıkan özellik | Kimin için |
|---|---|---|
| 1. OIR | Kurumsal hedefe gereken bilgi | Kuruluş ve varlık portföyü yöneticisi |
| 2. AIR | Varlığın işletme bilgisi | Varlık sahibi veya işletmecisi |
| 3. PIR | Proje kararlarına gereken bilgi | Atayan taraf ve proje ekibi |
| 4. EIR | Atamadaki bilgi alışverişi | Atayan ve atanan taraf |
| 5. Teslim kilometre taşları | Bilginin teslim ve kontrol zamanı | Proje yöneticileri ve bilgi ekipleri |
| 6. Bilgi ihtiyacı düzeyi | Amaç için gereken ayrıntı | Gereksinimi tanımlayan ve teslim eden taraf |
| 7. Planlar ve ortak veri ortamı | Teslimlerin planlanması ve takibi | Atanan taraflar ve bilgi yöneticileri |
İlk adım olarak hangi gereksinimi tanımlamalı?
Önce bilginin hangi kurumsal, varlık veya proje kararını destekleyeceğini belirleyin; ardından ihtiyacı OIR, AIR ya da PIR düzeyinde tarif edin. Atama kapsamındaki teslimleri EIR ile somutlaştırıp her birini zaman, sorumlu ve kabul koşuluyla eşleştirin.
ISO 19650 gereksinimleri hazırlarken her bilgi talebine şu soruyu sorun: Bu teslim hangi kararı mümkün kılıyor? Yanıt net değilse talebin kapsamını daraltın; yanıt netse teslim planına ve kontrol sürecine aktarın.
